A social collaboration szoftverek használata a szétszórt csapatokban

Nem titok, hogy mennyire gyakorivá vált az, hogy egy cég alkalmazottai szét vannak szórva a világban. Még a relatív kis vállalatok sem korlátozódnak a lokális munkaerő-választékra. A technológia gyors fejlődésének köszönhetően a távolság gyakorlatilag megszűnik az emberek között. Rengeteg olyan csapat létezek, amelynek tagjai csupán elektronikus módon kommunikálnak egymással.

A szétszórt csapatok e-mailek, instant üzenetek (IM-ek) és más online eszközök segítségével tartják a kapcsolatot. Van azonban ezeknek az eszközöknek egy közös hiányosságuk. Nem tudják átadni a szemtől-szembeni kommunikáció árnyalatait, mint például az arckifejezés, a hangnem és a kiállás, a személyes tudást, és a valós-idejű visszajelzést. Ezek nélkül nincs meg az a kohézió, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy az alkalmazottak eredményesen végezzék a munkájukat.

Ha a social collaboration szoftverjére nem úgy nézünk, mint egy egyszerű kommunikációs eszközre, lehetőséget adhatunk az alkalmazottaknak az önkifejezésre és a spontán hozzájárulásra. Olyan ez, mint az internetes videójátékok, ahol a világ minden pontjáról lehetnek játszótársaink, és a csapatmunka az, ami élvezhetővé teszi az egész játékot, maga az eredmény pedig csak hab a tortán.

A következő négy tipp követésével a szétszórt csapatok boldogabbak és produktívabbak lesznek.


1. Ne az együttműködést akarjuk megvenni, csupán azokat a megoldásokat, amik lehetővé teszik azt

Egyszerűnek hangzik, ám nagyon fontos. Olyan megoldás kell, amely beleillik az üzleti környezetbe. Milyen a vállalat? Eladással foglalkozó? Projekt alapú? Szigorú szabályokhoz kötött? Minden eszköznek megvannak a maga erősségei és hátrányai, és különböző csapatok számára vannak tervezve, így a vállalat missziója fontos szerepet játszik a választásban. Ne higgy azoknak a szoftvereknek, amelyek azt állítják, hogy minden típusú vállalatnak megfelelnek.


2. Megalkotja-e a social szoftver a virtuális munkahelyet?

A social szoftver egyik legfontosabb feladata, hogy lehetővé tegye a munkával kapcsolatos megbeszéléseket és a munka dokumentálását. Az szerkesztők folyamatosan azon dolgoznak, hogy minél egyszerűbbé és kezelhetőbbé tegyék az eszközt, úgy, hogy az ne menjen a kinézet és a dizájn kárára. A cél az, hogy az alkalmazottak úgy érezzék magukat a szoftver használata közben, mintha egy eseménydús és izgalmas értekezleten lennének, ahol valódi eredmények születnek. Különösen nagy szükség van az áttekinthetőségre olyankor, amikor a csapat főleg online kommunikál. Fontos, hogy mindenki tudja, hogy melyik kérdéssel kihez kell fordulni. Úgy kell tekinteni erre a folyamatra, mint az új munkások körbevezetésére az irodában.


3. Hogyan fognak a csapattagok kommunikálni a munkahelyen (és azon kívül)?

Egy kiegyensúlyozott rendszerben a fogyasztás és az előállítás mértéke megegyezik. Amellett, hogy ez képezi a gazdaságtan aranyszabályát, a social collaborationre is érvényes. Remélhetőleg mindenki úgy fogja érezni, hogy többet kap a csoporttól, mint amennyit adott neki. Ha online kommunikációról van szó, a következő döntéseket kell meghoznunk a kommunikációval és az információkkal kapcsolatban:

  • Strukturált és ad hoc – milyen legyen a szerkezet?
  • Push és pull – keresni kell az információkat, vagy maguktól eljutnak hozzánk?
  • Megőrzött és felesleges – mit tudunk még felhasználni, és mire nincs már szükség?
  • Privát és nyilvános - kinek mit szabad megtudnia?


4. Valóban ott van-e a bizalom és a megbecsülés?

“Mi az én hasznom belőle?” Minden alkalmazott felteszi magában ezt a kérdést, és ha nem kapnak megfelelő választ rá, akkor bizony nem lesz eredményes a social szoftver. Minden részvevőnek - az operatív munkástól kezdve egészen a vezérigazgatóig - hinnie kell a rendszerben és abban, hogy használatával könnyebb lesz a munkavégzés. Ha a programozók jól végzik a munkájukat, a social szoftver használata egyszerű és szórakoztató lesz, és nem kelt olyan érzést az alkalmazottakban, mintha pluszmunkát végeznének. Rendkívül fontos ez olyankor, amikor az alkalmazottak nem tudnak nap mint nap találkozni egymással.

Ahogy az online kommunikációs szoftverek egyre elterjedtebbek lesznek, és egyre inkább beolvadnak a mindennapi munkafolyamatba, úgy egyre egyszerűbbé válik a szétszórt csapatok számára a kapcsolatok felépítése és megtartása. Az igazi kihívás az, hogy olyan platformot alkalmazzunk, amely egyszerre növeli a produktivitást és az együttműködést is. Növelhető a siker valószínűsége azzal, ha olyan személyeket alkalmazunk, akik felismerik az ilyen eszközök valódi értékét, és hajlandók aktívan használni őket.