A projektmenedzsment szoftver előnyei - 3. rész

Előző cikkünkben a PM szoftver kommunikációra, együttműködésre és ütemezésre gyakorolt hatásáról beszéltünk. A szoftvernek azonban ezen kívül számos előnye van még, amelyekről a továbbiakban lesz szó. 


4. Lehetővé teszi a projekt haladásának követését

Nemcsak a projekt fázisai követhetők, hanem az is, hogy a csapattagok egyénileg mennyi időt és igyekezetet fektettek egy-egy feladat megoldásába. A PM szoftver teljes képet fest a csapat teljesítményéről és terhelhetőségéről, így minden pillanatban tudjuk, ha át kell szervezni a forrásokat vagy a feladatokat. Követhető, hogy egy-egy csapattag mennyi idő alatt és mekkora sikerességgel teljesítette az adott feladatot, és ehhez igazíthatók a projekt mérföldkövei. Azáltal, hogy a projekt folyamata ilyen részletesen és aprólékosan követhető, könnyen tudomást szerzünk azokról a területekről, amelyeket javítani és optimalizálni kell.

Hogyan teszi lehetővé a PM szoftver a projekt haladásának követését?

  • Időkövetés. Az alkalmazottak ideje nemcsak akkor követhető, amikor az irodában vannak, hanem akkor is, amikor éppen terepmunkát végeznek. A mobil-applikációnak köszönhetően a csapattagok bárhol, bármikor be tudnak jelentkezni a platformra, így pontosan tudni fogjuk, hogy mennyit dolgoztak a projekten.
  • Terhelés megfigyelése. A személyre szabott naptárakon könnyen látható, hogy mik az alkalmazottak feladatai és hogy mikor van ezeknek a feladatoknak a határidejük.
  • Idővonalak. Jelentkezhetnek grafikonok és ábrák formájában. Segítségükkel könnyen áttekinthető, hogy ki, mit, hol és mikor csinál, hogy kinek mi a felelőssége, és hogy melyik feladat melyikhez kapcsolódik. 
  • Jelentések. A rendszer generálja őket a csapattagok teljesítménye és befektetett ideje, valamint a projekt haladása alapján. Bármelyik pillanatban hozzá lehet férni ezekhez a jelentésekhez az irányítópulton keresztül.


5. Hatékonyabbá teszi a költségmenedzsmentet

A projekt sikerességét a legtöbben az érdekelt felek elégedettsége (20%), a határidő betartása (19%) és a költségvetésen belül maradás (18%) alapján mérik. A projekt megvalósításának egyik lefontosabb összetevője a költségvetés, a statisztikai adatok alapján pedig az számít sikeres projektnek, amelyet a határidő és a költségvetés betartásával tudtunk teljesíteni. Hogy sikeres lesz-e a projekt, az nagyban függ attól, hogy mennyire tudjuk a költségeket a tervezett költségvetésen belül tartani. A PM szoftver segít megszabni a költségvetést, felvázolja a tervezettet és a megvalósítottat, így amint átléptük a megengedett határt, értesülni fogunk róla.

Hogyan teszi hatékonyabbá a PM szoftver a költségmenedzsmentet?

  • Feladatok automatizálása. Idő, energia és források takaríthatók meg az automatizálással, ami kisebb költségeket és nagyobb megtakarításokat eredményez.
  • Együttműködés. Az együttműködésnek köszönhetően kevesebb idő kell a feladatok elvégzéséhez és csökken a konfliktusok és a félreértések gyakorisága. Az együttműködéssel egyszerre takarítunk meg időt és pénzt is.
  • Források allokációja. Szükség szerint áthelyezhetők a források. Ezáltal elkerülhetők a túlterhelések és a kihasználatlan kapacitások, amelyek plusz költségekkel járnának.
  • 360 fokos látókör. Mindenbe betekintésünk lesz, kezdve az alkalmazottak munkájától, a teljesítményen keresztül egészen az esetleges problémákig, így pontosan tudni fogjuk, hogy melyik fázisokra és lépésekre kell odafigyelni.


6. Növeli az ügyfelek elégedettségét 

 Mint már említettük, az érdekelt felek elégedettsége a legfontosabb mérce a projekt sikerességének mérésénél. Hogy ki a legfontosabb érdekelt fél egy projektnél? Természetesen az ügyfél, aki megbízott minket a projekttel. A PM szoftverrel a leghatékonyabb eszközök és a legjobb módszerek alkalmazhatók, hogy a legjobb eredményt tudjuk nyújtani határidőn és költségvetésen belül, miközben minden lépésről és mérföldkőről informáljuk az ügyfelet. Egy sikeres projekt növeli a vállalat reputációját és hitelességét, és még több ügyfelet vonz be.

Hogyan növeli a PM szoftver az ügyfelek elégedettségét?

  • Ügyfelek hozzáférése. Lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy megnézze a lényeges adatokat, a jelentéseket és más információkat a projekttel kapcsolatban, valamint engedélyezi a visszajelzéseket is.
  • Láthatóság. “Pillanatképek” készülhetnek a projekt helyzetéről és fázisairól, amelyek megoszthatók az érdekelt felekkel – legyen szó az ügyfélről, a menedzsmentről, a csapattagokról vagy a szállítókról. Így mindenki informálva lesz a projekt haladásáról.

Ezek lennének tehát a PM szoftver legnagyobb előnyei. Nincs két egyforma vállalat, ezért az előnyök is számos módon tudnak megnyilvánulni. Egy azonban biztos: ha jól alkalmazzuk, a PM szoftver nagyot tud lendíteni a projekt menetén és így jelentősen hozzá tud járulni a sikerességhez.