A projektmenedzsment szoftver előnyei -1. rész

A modern üzleti projektek összetett és kifinomult folyamatokból állnak össze. Egy projekt terveket, feladatokat, költségvetést és embereket foglal magába. Mindezeket az elemeket optimalizálni kell ahhoz, hogy a projektet sikeresen és hatékonyan tudjuk teljesíteni.

Mi is az a projektmenedzsment?

Mielőtt rátérnénk a projektmenedzsment szoftverekre, nézzük meg, hogy valójában mit is takar a projektmenedzsment szó. Nagy általánosságban véve, a projektmenedzsment öt lépésből áll.

Az első lépés a kezdeményezés, itt definiáljuk a projekt célját.

Ez után következik a tervezés, amikor létrejön a terv, amely tartalmazza az elvégzendő feladatokat, a határidőket, azokat a forrásokat, amelyekre szükségünk lesz, valamint a költségvetést.

Miután kidolgoztuk a tervet, áttérhetünk a végrehajtásra, ami a projektmenedzsment harmadik lépését képezi.

A negyedik lépés párhuzamosan zajlik a végrehajtással. A végrehajtási folyamatot követni kell, hogy biztosak legyünk abban, hogy minden a legnagyobb rendben történik. Előfordulhat, hogy az ellenőrzési folyamatban észreveszünk bizonyos rendellenességeket, ilyenkor tanácsos visszatérni a második lépéshez, és módosítani kell a tervet vagy a végrehajtási folyamatot kell a tervhez igazítani.

Az ötödik, és egyben utolsó lépés a projekt lezárása. Elértük az első lépésben kitűzött célt, a projekttel kapcsolatos dokumentumokat és jelentéseket összegyűjtjük és archiváljuk, a projekten dolgozó csapatot feloszlatjuk, vagy új projektet adunk a tagoknak. Még ennél egyszerűbben is fogalmazhatunk, ha úgy tekintünk a projektre, mint bármely más termékre: a bemeneti elemek a munkafolyamat hatására megváltoznak, és egy új értéket képeznek.

Projektmenedzsment szoftver – luxus vagy létszükséglet?

A projektmenedzsment szoftver minden vállalat számára hasznos, tartozzon az bármely gazdasági ágazathoz. Segít a projektmenedzsment minden lépésében, a tervezéstől kedve egész a projekt teljesítéséig. Használatával könnyebbé válik a tervezés, magasabb szintre lép a szervezettség, a folyamatok pedig pontosan, előreláthatóan és hatékonyan zajlanak le.

Habár számos módon használható, a projektmenedzsment fő célja a tervezés, valamint a projekt összetevőinek, a forrásoknak és az érdekelt feleknek a követése.

Hogyan definiálható a projektmenedzsment szoftver? Ez az eszköz olyan funkcionalitások (értsd: eszközök) összessége, amelyet a projekt tervezésében, a források elosztásában és a változások irányításában alkalmaznak, lehetővé téve a projektmenedzsereknek és a felhasználóknak a költségek kontrollálását, a költségvetés kezelését, a minőség biztosítását, a szükséges dokumentáció előállítását, a folyamatok lebonyolítását és a feladatok elvégzését, valamint a projekt részvevői közötti kommunikációt és együttműködést.

Egyre több vállalat ismeri fel a projektmenedzsment szoftver által nyújtott lehetőségeket. A statisztikai adatok szerint a megkérdezett vállalatok 77 százaléka alkalmaz valamilyen projektmenedzsment szoftvert, és várható, hogy a jövőben ez a szám jelentősen növekedni fog. Még jelentősebb az az adat, miszerint a magasan teljesítő, élmezőnyben lévő cégek 87 százaléka alkalmaz ilyen szoftvert, míg a maradék 13 százalék (még) nem vezette be a projektmenedzsment szoftvert a vállalatba.

A szoftver a tervezésben és a szervezésben nyújtott segítségének köszönhetően a modern menedzserek számára mára már nélkülözhetetlenné vált.

A projektmenedzsment szoftver minden ágazat számára számos lehetőséget rejt, hiszen a projektek lényegében véve minden cégben hasonló módon valósulnak meg. A projektmenedzsment a következő funkciókkal rendelkezik:

  • Feladatkezelés
  • Projekt tervezés
  • Projekt megfigyelés
  • Valós idejű együttműködés
  • Dokumentumok megosztása
  • Naptár és időzítés
  • Idő követése
  • A projekt költségeinek követése
  • Kockázat-menedzsment
  • Költségvetés és előrelátás
  • Jelentés
  • “Bug” és hibák kezelése
  • Intuitív használat és navigáció 

Cikksorozatunk következő részeiben a projektmenedzsment szoftver előnyeiről lesz szó. Hat nagy csoportra fogjuk bontani őket, lesz szó a kommunikációról, a költségvetésről, az ügyfelekről, az együttműködésről, az ellenőrzésről, valamint az ütemezésről is.