A modern üzleti világban az innovációk rendkívül fontosak. A vásárlók egyre tudatosabbak, és egyre nagyobbak az elvárásaik, ezért a vállalatoknak folyamatosan új megoldásokkal kell előállniuk. Másrészt pedig ott van a napról napra fejlődő technológia, ami lehetővé teszi a vállalatok számára a fejlesztéseket. Habár legtöbben az innováció hallatán rögtön a föld alatti laboratóriumban kísérletezgető őrült tudósra gondolunk, a valóság távol áll ettől. Az innovációk általában a csapatmunka eredményeként jönnek létre. Ahhoz, hogy a csapatmunka minél hatékonyabb legyen, először is biztosítani kell bizonyos újításokat az együttműködés terén is. Ennek eredményeként jött létre a social collaboration.
A social collaboration több okból hasznos. Először is, lehetővé teszi a gyors és egyszerű kommunikációt, ami az együttműködés alapját képezi. Másodszor, megkönnyíti az információk és a tudás megosztását az alkalmazottak között. Végül, de nem utolsósorban, egy központi információs tárat hoz létre, amely lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak gyorsan hozzá tudjanak jutni a legfrissebb információkhoz.
A projektmenedzsment négy K-ja
A projektmenedzsmentben a social collbarotation eszközei hatással vannak az alkalmazottak kapcsolataira, kommunikációjára, kollaborációjára és közösségére. Ezek képezik a négy K-t.
1. Kapcsolat
A vállalaton belüli hálózat ereje abban rejlik, hogy segítségével a megfelelő kapcsolatokat tudjuk kiépíteni. A social collaboration eszközei lehetővé teszik, hogy olyan munkatársakkal lépjünk kapcsolatba, akikkel egyébként nem tudnánk. Ilyenek például a távmunkások is. Azok a projektmenedzserek, akik több kapcsolattal rendelkeznek, több választási lehetőséggel számolhatnak a csapat létrehozásakor. Az eszközök betekintést nyújtanak minden alkalmazott munkatapasztalatába, képesítésébe és más lényeges információkba, így biztosak lehetünk abban, hogy a megfelelő alkalmazottakat válogattuk be a csapatba.
2. Kommunikáció
Több, mint 100 milliárd üzleti e-mail kerül feladásra nap mint nap, nem meglepő hát, hogy még mindig az e-mail képezi a kommunikáció domináns formáját. Rengeteg információ veszik el a levelek tömkelegében, amihez a többi alkalmazott semmiképp nem tud hozzáférni, ám sokszor még az se találja meg őket, akinek el lettek küldve. A social szoftver által a beszélgetések, dokumentumok, információk és válaszok mindenki számára kereshető tartalommá válnak. A csapatok akár más csapatoktól is lekérhetik a számukra lényeges információkat. Ha egy csapat olyan problémába ütközik, amit egy másik csapat korábban már megoldott, a social szoftver által könnyen felhasználhatók a régebbi megoldások. Mindez hatékonyabb és minőségesebb munkát eredményez.
3. Kollaboráció
Még a nevében is benne van – a social collaboration egyik fő feladata az együttműködés lehetővé tétele. Minél többen tudnak részt venni az ötletelésben, annál minőségesebb lesz a projekt. Nem csak azért, mert többen fognak új ötletekkel előállni – ha a jó ötleteket átbeszéli a csapat, azzal tovább “csiszolódnak”, és mire a döntéshozó szerv elé kerül a kiválasztott ötlet, már egy komoly minőséggel fog rendelkezni. A projekten való munka alatt is sokszor van szükség az együttműködésre. A munka folyamata követhetővé válik, és a csapattagoknak lehetőségük lesz hozzászólni egyes munkafolyamatokhoz, véleményezhetnek, tanácsolhatnak, mindezt nyilvánosan. Magukhoz a hozzászólásokhoz is hozzá lehet szólni, így a projekt folyamatosan fejlődik.
4. Közösség
Nem csak a projekttel kapcsolatban lehet használni a social collaboration eszközeit. A közösségek épülhetnek egy közös érdeklődés köré, ahol a részvevők kérdéseket tehetnek fel, ötleteket oszthatnak meg, és tanulhatnak egymástól. Ilyen például a projektmenedzserek közössége, ahol megvitathatók a legjobb menedzseri stílusok, melyekkel közvetlenül növelhető az irányítás minőségének szintje. Emellett lehetőség nyílik arra is, hogy a tapasztalt menedzserek átadják tudásukat a jövő generációjának, így a fiatal kollégák ez alapján tudnak fejlődni és tanulni.
A social collaboration kihívásai
Két dologra kell igazán odafigyelni a social collaboration bevezetésénél. Az egyik a kollaboratív szervezeti kultúra kialakítása, a másik pedig a projektmenedzserek aktív részvétele a social collaboration eszközeinek használatában.
Ha nem hangsúlyozzuk az együttműködés fontosságát, az alkalmazottak csak a napi teendőikre fognak koncentrálni, és kevés figyelmet fordítanak majd az együttműködésre. Ha nem sikerül meggyőzni őket a social collaboration fontosságáról, akkor az eszközök használatára úgy fognak tekinteni, mint pluszmunkára, egy újabb feladatra, ami visszatartja őket a rendes munkájuktól.
A projektmenedzserek jó példát kell, hogy mutassanak az alkalmazottaknak. Akkor fogják a legtöbben aktívan használni a social collaboration eszközeit, ha látják, hogy a főnök is használja őket. Ha a vezetőség bemutatja, hogy mennyire hasznos eszköze ez a kommunikációnak és az áttekinthetőségnek, az egész vállalat követni fogja példájukat.
A social collaboration képes minden egyes projekt minőségén javítani, de csak akkor, ha a szervezeti kultúra és a menedzserek hozzáállása megfelelő. Egy kollaboratív munkaközösség, melynek az élén egy erős, változásokra nyitott menedzser áll, egy okos és egészséges vállalatot eredményez.
Jelentkezz ingyenes online bemutatónkra, ahol megtudhatod, hogyan teheti hatékonyabbá a vállalatodat a Bitrix24!