Előző cikkünkben szó volt arról, hogy a projektmenedzsment elsődleges célja az, hogy segítse a tervezést és a projekt összetevőinek követését. Reális és megvalósítható határidőket és mérföldköveket szab meg, összeköti az egymástól függő feladatokat, automatizálja a teendőket, és mobilizálja az alkalmazottakat – mindezzel hozzájárul a projekt gyors és hatékony megvalósulásához.
Nem is olyan régen a projektmenedzsmentet három dolog képezte – papír, ceruza és maga a terv. A technológia fejlődése azonban ezt a számos kihívással rendelkező területet sem hagyta érintetlenül. Létrejöttek ugyanis a projektmenedzsment szoftverek, először kezdetleges formájukban, ma azonban már rengeteg fajtájú szoftver közül válogathatnak a menedzserek. Sokszor ezek az eszközök adják meg a vállalatoknak az előnyt az egyre kiélezettebb piaci versenyben. A projektmenedzsment szoftver számtalan előnnyel rendelkezik. Mi összegyűjtöttük azokat, amelyeket legfontosabbnak vélünk:
1. Javítja a kommunikációt
Az Egyesült Királyságban az informatikai, a pénzügyi, a termelési, a telekommunikációs, a szolgáltatói és az adminisztratív szektort kérdezték meg arról, hogy szerintük miért fulladnak kudarcba egyes projektek. 57 százalékuk a kommunikációs csatornákban keletkezett akadályokat nevezte meg, mint fő okot. A projektmenedzsmentben rendkívül fontos szerepe van a kommunikációnak. A projektmenedzsment (továbbiakban PM) szoftver kétféle kommunikációt különböztet meg, külsőt és belsőt. Külső kommunikáció alatt az ügyfelekkel és a szállítókkal való kapcsolatot értjük, amelyek a vállalat határain kívül jönnek ugyan létre, mégis befolyással vannak a projektre. A belső kommunikáció a csapat, a felettesek és a top-menedzsment közötti kapcsolatokra utal.
A feladatok kiosztása az alkalmazottaknak, a menedzsereknek tett helyzetjelentések, az ügyfelek beavatása a projekt jelenlegi fázisába és a szállítók informálása a projekt követelményeiről mind kommunikációnak számítanak. Ha hatékonyan tudunk kommunikálni, mindenki minden pillanatban “képben lesz” majd.
Hogyan javítja a PM szoftver a kommunikációt?
- Valós idejű frissítések. Mindenki megkapja a legfrissebb helyzetjelentést, ezáltal csökken az idő, amit az értekezletekre és az e-mailekre szántunk volna, ennek következtében pedig több idő és energia fordítható magára a projektre.
- E-mailek szinkronizálása. A fontos üzenetek többé nem fognak véletlenül bekerülni a levélszemétbe. Az e-mailek könnyen átalakíthatók feladatokká, és mint feladatok, átvihetők a PM szoftverbe.
- Dokumentumok megosztása. Könnyedén küldhetünk és fogadhatunk dokumentumokat, adatokat, mappákat és aktákat a csapaton belül, vagy akár csapaton kívül (a külső felekkel) is.
- Projekt-portál. Az ügyfelek is hozzáférhetnek a projekttel kapcsolatos adatokhoz, hozzászólhatnak egy-egy fázishoz, és akár változtathatnak is az adatokon, mindezt a platformon belül.
- Mobilbarát. Bármelyik pillanatban informálódni tudunk a projektről, ugyanis az okostelefonos applikációk által már bárhonnan csatlakozhatunk a platformra.
2. Megkönnyíti az együttműködést
A PM szoftver megkönnyíti az együttműködést, ezzel gyorsabb munkát és a határidők betartását eredményezve. A projekt állása, a dokumentumok, az idővonalak, a problémák és a lekérések mind átnézhetők és megoldhatók a szoftver kollaboratív eszközeivel, amivel rengeteg időt takarítunk meg, hiszen nem kell a források után kutatni. Az együttműködés mindenkit összhangba hoz és informál a projektről (hogy mi történik éppen, ki mit csinál, mik a következő feladatok stb.). A csapat ezáltal képes a célra és a prioritásokra fókuszálni.
Hogyan könnyíti meg a PM szoftver az együttműködést?
- Irányítópult. Minden egy helyen van elrendezve, így mindenki könnyen hozzá tud jutni az információkhoz. A felhő alapú PM megoldásoknál minden adat és információ egy centralizált bázisban van, amelyhez az irányítópult segítségével tudunk hozzáférni.
- Dokumentumok megosztása. A csapattagok könnyen küldhetnek és fogadhatnak dokumentumokat, adatokat, jelentéseket stb.
- E-mailek integrálása. Bármely e-mail platform beolvasztható a PM szoftverbe. Ezáltal időt és energiát spórolunk meg, és több idő jut a lényeges feladatok elvégzésére.
- Testreszabott munkafolyamat. Tovább támogatva ezzel az együttműködést, a szoftver lehetővé teszi, hogy a munkafolyamatot a napirendünkhöz igazítsuk.
3. Optimalizálja az ütemezést
Korábban említettük, hogy a projektek leginkább a kommunikáció hiánya miatt fulladnak kudarcba. Nos, ugyanebben a kutatásban második helyen az ütemezés hiánya állt. Nehéz úgy tartani magunkat az idővonalhoz, ha nincs egy megfelelő rendszer, amely megmutatja, hogy melyik feladatot mikor kell befejezni. A PM szoftver rendkívül hasznos ilyen esetekben, hiszen jobb ütemezést nyújt, biztosítva ezzel, hogy a csapattagok időben befejezzék a feladataikat, más szóval, a határidőn belül maradjanak. Betekintést nyernek abba, hogy a projekten belül mit mikorra kell elvégezni, így jobban be tudják osztani az idejüket.
Hogyan optimalizálja a PM szoftver az ütemezést?
- Online-ütemezés. Beírhatjuk a munka menetrendjét a szoftverbe, szinkronizálhatjuk a többiek menetrendjével (a konfliktusok elkerülése érdekében) bárhol és bármikor.
- Személyre szabott naptárak. Fontos jegyzeteket, emlékeztetőket és aktivitásokat írhatunk hozzá a szoftver segítségével.
- Valós idejű tevékenységfolyam. A naptárak és az idővonal bármikor frissíthetők, amikor valamilyen változás jelentkezik.
Legközelebb a PM szoftver szerepéről lesz szó az ellenőrzésben, a költségvetés-menedzsmentben és az ügyfelek elégedettségének elérésében.