5 technológia a sikeresebb projektmenedzsmenthez

A mai komplex, technológiailag előrehaladott üzleti környezetben a menedzsereknek nehezebb dolguk van, mint valaha. Szerencsére azonban nem maradnak segítség nélkül. Az utóbbi pár évben egyre több olyan technológia jelenik meg a piacon, amelynek elsődleges célja az, hogy megkönnyítse a projektmenedzserek dolgát. Mi ezeket az eszközöket 5 csoportra osztottuk fel az alapján, hogy milyen téren nyújtanak segítséget a projektmenedzsereknek: 

 

1. Együttműködés 

 A projektmenedzsment-technológia újabb típusainál kiemelkedő fontosságúak az együttműködést elősegítő eszközök és a projekt-alapú chat platformok. Egyre gyakoribbak az innovációk ezen a téren, részben a távmunkások miatt. A Forbes magazin szerint minden ötödik amerikai otthonról dolgozik. Egy növekvő trendről van szó, ami azt jelenti, hogy egyre több távmunkás lesz a vállalatokban, akiket valós időben kell tájékoztatni a változásokról. Erre a célra tökéletesen megfelelnek a chat szoftverek. Gondoljunk rájuk úgy, mint a Messengerre, csak vállalatok számára. 


2. A projekt követése 

 Egyre népszerűbbé válik a felhő-alapú megosztás és menedzsment, ami számos új módot kínál a produktivitás növelésére. Emellett a menedzser bármelyik pillanatban meg tudja nézni, hogy hogyan halad a projekt, hogy kinek mi a feladata, hogy be vannak-e tartva a határidők, más szóval mindent, ami a projekttel kapcsolatos. Ez nagyobb felelősségtudatot eredményez az alkalmazottaknál, hiszen tudják, hogy a munkájuk követve van. Kutatások kimutatták, hogy a felhő-alapú projektmenedzsment technológia növeli a produktivitást és az alkalmazottak koncentrációját is. Minél közelebbről felügyelhető a folyamat, annál gyorsabban lehet azonosítani az akadályokat és a problémákat.


3. Információ-gyűjtő eszközök

Minél nagyobb egy projekt, annál több információ kering a csapaton belül. Egy idő után könnyű elveszíteni a fonalat, ha minden fontos dokumentum és adat e-mailen keresztül érkezik. Nagyon könnyű ilyen esetben hibákat elkövetni, amelyeknek katasztrofális következményeik is lehetnek. Túlzásnak hangzik ugyan, de igaz – gondoljunk csak bele, hogy az egyik összeg végéről lehagyunk egy nullát, és máris a feje tetejére áll minden, hiszen nem fog stimmelni a költségvetés sem. Ma már számos olyan szoftvert tudunk megvásárolni, amely lehetővé teszi az információk központi tárolását. Ehhez a tárhelyhez mindenki hozzá tud férni, aki a projekten dolgozik, a manuális adatbevitelre és frissítésre pedig nincs szükség, ugyanis a szoftver ezeket a feladatokat automatikusan elvégzi helyettünk. Így biztosak lehetünk benne, hogy nem csúszik emberi hiba a számításokba, és hogy mindig a legfrissebb adatok állnak a rendelkezésünkre.


4. Ütemező-szoftver

A legtöbb csapat már nincs egy irodára, épületre, vagy akár egy országra korlátozva. A csapattagok lehetnek a világ bármelyik pontján, bármelyik időzónájában, ezért az ütemezés kérdése a projektmenedzsmentben fontosabb, mint valaha. A decentralizált munkaerő gyarapodása miatt kulcsfontosságú, hogy minden csapattag jól legyen informálva az értekezletekkel, a hívásokkal és a határidőkkel kapcsolatban, hiszen csak így biztosítható a projekt sikeressége.


5. Automatizált munkafolyamat

Nehéz és buktatókkal teli feladat a saját munkafolyamat kialakítása, ezért minden projektmenedzser számára jól jön az olyan szoftver, amely automatizálja azt. Egy alkalmazott a munkaidejének jelentős részét az adminisztratív feladatok elvégzésével tölti, miközben idejét sokkal fontosabb dolgoknak is szentelhetné. Az automatizált munkafolyamat azt jelenti, hogy a szoftver elvégzi az adminisztratív feladatokat, így az alkalmazottaknak több idejük jut magára a projektre. Ezeknél a szoftvereknél az a lényeg, hogy egy rugalmas megoldást válasszunk, amely könnyedén és gyorsan alkalmazkodik a változásokhoz.