Tegyük fel, hogy megtetted az első lépést, és befektettél egy social collaboration eszközcsomagba, majd nagy elégedetten hátradőltél a székedben, és tenyeredet dörzsölgetve vártad, hogy a nyereségmutatóid az égbe szökjenek. Eltelt az első hét, ám a beígért eredmények nem érkeztek meg. Múlnak a hetek, hónapok, a negyedévek, a várt hatás azonban elmarad.
Talán nem a megfelelő eszközt választottad? Esetleg annyira elveszett lenne a helyzet, hogy már a legújabb trükkök sem tudják megmenteni a céget? Legtöbb esetben nem ennyire drasztikus a helyzet. Csupán annyi a probléma, hogy a munka nem ér véget ott, hogy aláírtad az adásvételi szerződést, és megszerezted az eszközcsomagot. Ha te is ebbe a hibába estél, nem vagy egyedül. Számos menedzserrel történik meg ugyanez, és egyeltalán nem meglepő az, hogy idő kell, amíg megértjük a dolgokat és megbarátkozunk az újításokkal. Ebben az esetben pedig nem akármilyen újításról van szó! Ha jól kezeljük, a social collaboration eszközei jelentősen javítanak nem csak az eredményen, hanem a munkahelyi légkörön is.
A következő tippek nagyban segítenek abban, hogy megkönnyítsd az átmenetet, és ezzel lerövidítsd a várakozási időt, ami alatt körmeidet rágva morfondírozol azon, hogy jó volt-e a befektetésed.
1. Hívd fel rá a figyelmet
Az alkalmazottak kezében van a siker kulcsa. És habár ideális esetben ők maguk kérik a social collaboration eszköz bevezetését a cégbe, ez nagyon ritkán történik meg. Ha a te cégedben sem ez volt az eset, az még nem azt jelenti, hogy az alkalmazottjaid negatívan fognak hozzáállni a változáshoz. Amit azonban nem értenek, azt nem tudják majd támogatni. A te feladatod az, hogy elmagyarázd nekik, hogy mi is a social collaboration valójában. Ne a száraz szakszavakra és a használati utasításra fókuszálj – hozd fel inkább más cégek pozitív tapasztalatait, és fess képet arról, hogy hogyan fog nektek segíteni az eszközcsomag. Természetesen nem kell minden egyes munkást külön beavatni – a hierarchia itt is kiválóan működik, és amit te átadsz a részlegek vezetőinek, ők azt továbbadják a csapattagjaiknak.
2. Alkalmazd egy létező folyamaton belül
Tekints úgy a social collaborationre, mint a folyamatmenedzsment szerves részére. Keress egy folyamatot, amelynek meg van határozva a kezdési és a befejezési időpontja, és alkalmazd ezen belül az együttműködést. Figyeljünk meg egy egyszerű példát: minden évben el kell készíteni az éves költségvetést. A korábbi években ez számos véget nem érő tárgyalás és papírmunka eredményeként jött létre, ám a social collaboration segítségével a folyamat sokkal egyszerűbb is lehet. A marketing, a termelési és a fejlesztési részleg a kezdetektől tudja, hogy a pénzügyi részleg mennyi eszközt szánt rájuk, így ezeken a kereteken belül tudnak majd tervezni. Egymás között is lehetséges ezáltal az együttműködés – ha a termelési részleg sehogy sem fér bele a keretbe, a fejlesztési részleg kisegítheti például azzal, hogy a költségvetés egy részét arra áldozza, hogy kidolgozzon egy olyan termelési módot, amely minimális hulladékot és selejtet eredményez, ami által mindenki jól jár. A legjobb része pedig az, hogy nem volt szükség értekezletekre és e-mailek oda-vissza küldözgetésére, hiszen a social collaboration platformján keresztül minden kommunikáció elvégezhető. Azok a projektek, amelyek egy létező folyamaton belül lettek elindítva, nagy eséllyel fognak sikereket elélni.
3. Légy biztos abban, hogy valóban indokolt a social collaboration bevezetése
Kevés olyan cég létezik, amelyiknek nincs szüksége a social collaboration eszközeire. Legyen szó a pár éves kisvállalatokról, vagy a matuzsálemi kort elérő óriáscégekről, az együttműködés biztosan nem lesz senki kárára. Ha azonban nem a céged nem használná ki teljes egészében (vagy egyeltalán nem használná), akkor lehet, hogy a pénznek jobb helye lenne máshol. A social collaboration nem egy új billentyűzet, ami legrosszabb esetben egy polcon porosodva végzi, a rá költött pénzt pedig leírjuk rezsiköltségként. Fontos kihangsúlyozni, hogy nincs olyan cég, amelynek nem lenne valamilyen haszna az eszköz használatából, ám ha az a haszon eltörpül a befektetés mellett, azt neked, mint jó menedzsernek, előre tudnod kell.
4. Biztosítsd a könnyű hozzáférhetőséget és használatot
Ha az eszköz külön bejelentkezést, vagy az ablakok folytonos váltogatását igényli, akkor az alkalmazottak úgy fognak rá tekinteni, mint egy plusz munkára. A social collaboration célja pedig nem ez, sőt, ellenkezőleg! Éppen arra a célra lett kifejlesztve, hogy megkönnyítse a munkát. Ezért fontos olyan eszközt választani, melynek használata könnyű, intuitív, nem túl időigényes, és testreszabható. Mindenki szívesebben használ egy olyan platformot, amely szinte kitalálja a gondolatait, mint egy olyant, ami hosszú perceket lop el az életünkből, amíg próbáljuk megtalálni azt a dokumentumot, amire éppen szükségünk van.
5. Kerüld az “azért, mert” magyarázatot
“Azért vezettük be a social collaborationt, mert hasznos.” Kinek hasznos? Mire fogjátok használni? Miben nyilvánul meg a hasznossága? Ezeket a kérdéseket fogja feltenni az összes alkalmazott, amikor megtalálja a számítógépén az új platformot. Igen, a social collaboration valóban hasznos, de nem egymagában. Gondoljuk rá úgy, mint a sóra. Senki nem eszik meg egy kiskanál sót, csak azért, mert megteheti. Fűszerezd meg vele azonban a levest, és egy teljesen új ízt kapsz majd. A social collaboration az a bizonyos plusz, amely megadja a szükséges lendületet, és az előnyt a versenytársakkal szemben.