was successfully added to your cart.
bitrix24 office42 intranet crm

Ugye milyen bosszantó, amikor hosszú perceken át keresünk egy dokumentumot, és sehol sem találjuk, pedig biztosan tudjuk, hogy létezik, hogy hová tettük, hogy miről szól, vagy akár mi a neve? Nos, erre a problémára is tudunk egy jó megoldást: Bitrix24!

Amikor a szolgáltatásaik alapján összehasonlítunk különféle irodai szoftvereket, a Bitrix24 számos ponton kiemelkedik a mezőnyből – ahogy erről korábban többször is beszámoltunk. De most még egy nagyon jó tulajdonsággal bővült a megoldás, aminek hasznosságát senkinek sem kell magyarázni, aki valaha is keresgélt már szerződések, megrendelések, prezentációk, táblázatok között.

A legnagyobb probléma a dokumentumok tárolásával az egysíkú logikára épülő fa-struktúra. Már akkor eldől, hogy mi szerint fogjuk rendezni a fájlokat, amikor létrehozzuk az első mappát a merevlemezen. Évek vagy ügyfelek alapján szortírozzunk? Netán tematikusan – ajánlatok, szerződések, szállítólevelek? Bárhogy is döntünk, a felépítés később biztosan segítségünkre lesz egy adott szempontú keresésnél – de más szempontok esetén akadályozni fog.

Éppen ezért jött divatba a címkézés, hogy a dokumentumokat nem egy, hanem több tulajdonság alapján is fellelhessük. Ha egy fájlhoz rendelt címkeként szerepel az év, az ügyfél, a dokumentum típusa, máris könnyebben megtaláljuk, amit szeretnénk – az adott mappától függetlenül.

Igen ám, csakhogy címkézni macerás. Ráadásul még ez a módszer sem alkalmas rá, hogy szűrőfeltételt rakjunk bele. Ha például kell minden 2014-es prezentáció, kivéve azokat, amelyek egy adott iparágban tevékenykedő partnereknek készültek, akkor már bajban vagyunk.

Ezt a problémát ismerte fel és oldotta meg a Bitrix24 magyarországi forgalmazója és fejlesztője, az Office42. Friss dokumentumkezelő moduljuk egyszerű, mégis nagyszerű.

Első lépésként megadhatjuk a Bitrix24-nek, hogy számítógépünk mely mappáit szkennelje végig, dokumentumok után kutatva. A szoftver begyűjti és feltölti a fájlokat a felhőbe vagy a céges szerverre – hiszen a Bitrix24 lényege az információ-megosztás és a közös online munka. Ha dokumentumok címkézve voltak, akkor máris kereshetünk köztük a címkék alapján.  Ha csak egy részüknél szerepelt címke, akkor a rendszer megtanulja a címkézési logikánkat, és a többi anyagnál is pótolja őket.

Innentől fogva igazi multidimenzionális dokumentumtár áll rendelkezésünkre, amelyből összetett paraméterek szerinti kérhetünk le fájlokat. Szeretnénk előbányászni minden idén készült táblázatot, kivéve az üzleti terveket? Nem gond. Kell minden dokumentum, amelyben szerepel a „szállítás” szó, de ne legyen köztük prezentáció? Semmi probléma. A szöveges kereső ugyanis nem csak a fájlok nevében, hanem a dokumentumok tartalmában is keres. Ráadásul nem csak pozitív, hanem negatív kulcsszavakat is megadhatunk a leválogatásnál.

Ilyen szolgáltatásokat nyújtó dokumentumtár nincs a konkurens, online céges együttműködést nyújtó megoldásokban, de még egy-két nagyobb vállaltra szabott szoftverben sem az alapkiszerelés része. Mindeközben azt sem szabad elfelejteni, hogy a Bitrix24 csupán egy egyszerű regisztráció ellenében, 12 főig teljesen ingyenesen használható, korlátlan ideig.

X

A weboldal cookiekat használ a felhasználói élmény növeléséhez. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás