was successfully added to your cart.

Hogyan használjuk a produktivitást elősegítő appokat?

Bitrix24 munka

A produktivitás növelését célzó alkalmazások igen közkedveltek az okostelefonokat használók körében. Az Evernote-tól kezdve, a Wunderlist-en át, egészen az Any.do-ig ezek azok a programok, amelyekkel könnyen megszervezheted az elvégezendő feladataidat, időbeosztásodat, és amelyekkel eredményesebbé válhatsz. Azonban ezek az applikációk nem érnek semmit, ha nem jól használod őket.

Omer Perchiket, az Any.do vezérigazgatóját az érdekelte, hogy vajon miért volt körülbelül hétmillió felhasználó sokkal sikeresebb, mint a többi, az applikáció használata során. Miután egy időn át megfigyelte a szokásaikat, öt olyan módszert különített el, melyeket neked is érdemes megfogadnod a Bitrix24 használata során, melynek egyik fő célja szintén az irodai produktivitás növelése.

Nézd át a feladataid listáját minden reggel

Big City Big IdeasAhelyett, hogy mindjárt egy adott feladattal kezdenék a napot, a sikeres felhasználók első dolga reggelenként hogy megnyitják az alkalmazást és elkészítik, illetve átvizsgálják az adott nap teendőlistáját. „Az eredményes emberek előre terveznek” – mondta Perchik. „Mikor van egy konkrét terved, könnyebb lendületet venni ahhoz, hogy végrehajtsd a feladataidat.” Ha egy produktivitást segítő applikációt használsz, vagy van egy papírdarabkára leírt listád, esetleg egy táblázatod a számítógépeden, reggelenként olvasd át a feladatlistát és tervezd meg a napodat.

Helyezd el időben a feladatokat

Ha van egy listád tele feladatokkal, de nem szerepelnek rajta legalább körülbelüli határidők, az alaposan megnehezítheti a dolgodat és tovább növelheti a rád nehezedő stresszt. Az eredményes emberek időbeli tervet is készítenek a feladataikról, így pontosan tudják, hogy mi az, amit még ma meg kell csinálniuk, mi vár rájuk holnap és mi az, amire csak néhány nap múlva kerül sor. Nem számít, hogy milyen sok vagy kevés feladatod van, a siker egyik alapfeltétele, hogy készíts hozzájuk alapfeltételt.

„Ezzel a módszerrel nemcsak átláthatóbbá teszed a feladatlistádat, de egy mentális megerősítést is adsz magadnak azzal kapcsolatban, hogy szépen beosztva képes leszel elvégezni őket” – mondja Perchik.

Bontsd részekre a feladatokat

Ahelyett, hogy a nagy és összetett feladatokat egyetlen elemként vinnék fel a listájukra, a produktív dolgozók jellemzően két-három alfeladatra bontják azt. Ha például az a feladatod, hogy prezentációt készíts egy ügyfél számára, akkor ezt a komoly feladatot „emészthetőbb” formába hozhatod úgy, ha például a következő elemekre bontod: árak keresése, ajánlat összeállítása, az egész összefoglalása egy prezentációban. Így sokkal egyszerűbben és összeszedettebben végezheted el azokat a feladatokat is, melyek összetettsége és komolysága eddig eltántorító volt a számodra.

„Az eredményes emberek sokkal jobban szeretnek kisebb, belátható időn belül befejezhető feladatokat végezni, mint elveszni a végtelennek látszó teendőkben” – teszi hozzá Perchik.

Írj egy listát a jövőben elvégzendő feladatokról is

success-signA dolgozók többségének a belátható időn belül elvégzendő feladatok mellett vannak olyan feladatai is, melyek egyelőre nem élveznek prioritást és egyelőre még nem tudni, mikor kerül rájuk a sor. A sikeres emberek ezeket nem zsúfolják össze aktuális feladataikkal a listájukon, hanem külön listát készítenek nekik.

„A legjobb felhasználóinknál a bizonytalan idejű feladatok körülbelül az összes feladat 40%-át teszik ki” – magyarázza Perchik. „Nem elég azonban csak felirkálni őket, ennél a listánál is érdemes alkalmazni az első pontot, azaz időről időre újra átnézni ezeket a teendőket, mivel az ilyen feladatoknak alig 17%-a kerül át később a tényleges feladatlistára. Ha egy feladat már hat hete szerepel a bizonytalan idejű feladatok listáján, jelentősen csökken az esélye, hogy valaha elvégzésre kerül.”

Ne odázz, inkább törölj

A feladatok állandó odázása, az időpontok tologatása nincs jó hatással az emberekre érzelmileg. A sikeres emberek nem is esnek bele ebbe a hibába, Perchik állítása szerint az Any.do legjobb felhasználói sokkal szívesebben törölnek egy-egy befejezetlen feladatot, mintsem, hogy átütemezzék azt. A kevésbé sikeres felhasználóknál sok példát lát arra, hogy akár 21 alkalommal is új időpontot adnak egy feladatnak, mielőtt belátnák, hogy úgy sem lesz kész és kitörölnék.

„Ha valamit túl sokáig halogatsz, igen komoly esély van rá, hogy soha nem is fogod megcsinálni” – mondja Perchik. „A halogatás nem feltétlenül rossz dolog, hiszen felhívja a figyelmedet arra, hogy valamit nem jól csinálsz.”

X

A weboldal cookiekat használ a felhasználói élmény növeléséhez. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás