was successfully added to your cart.

3 előny, amiért érdemes lecserélni az e-mailt egy közösségi intranetre

Az e-mail kihalófélben van? A válasz még mindig vitatott, de egy dolog biztos: noha a közösségi vállalati rendszerek (Enterprise Social Network) nem fogják teljesen felszámolni az e-mail használatát, mégis gyorsan változtatják az emberek munkahelyi kommunikációját, véleménycseréjét és együttműködését. Íme, három szempont, amiért érdemesebb egy közösségi intraneten keresztül kommunikálni, mint e-mailben:

 

A közösségi intranetek növelik a munka hatékonyságát és elősegítik a hasznos információk megosztását

Businessman with hand writing picturesHa egy olyan vállalatnak dolgozol, ahol nincs egy egységes, könnyen hozzáférhető tudásbázis, akkor bizonyára szembesültél már hasonló helyzettel: ha valamilyen információra van szükséged, akkor e-mailt küldesz valakinek, akiről feltételezed, hogy birtokában van a szükséges tudásnak. Ha viszont nem jól írtad be az e-mail címet vagy leveled tárgya valami olyan szót tartalmazott, ami miatt fennakadt a spamszűrőn, akkor a címzett soha nem kapja meg a mailedet. Ha meg is érkezik a levél, az sem garantálja, hogy választ kapsz, hiszen korántsem biztos, hogy a címzett rendelkezik a számodra szükséges információval. Ilyenkor indul a körlevelek sora, mire végül találsz valakit, aki segíteni tud. Ha meg is találod azt, aki tudja a választ a kérdésedre, az sem jelent gyors eredményt, főleg, ha az illető nemcsak munkára használja a postafiókját és tele van a barátoktól kapott csevegésekkel, fórumüzenetekkel, egyéb értesítésekkel.

Persze nem törvényszerű, hogy mindezeken a nehézségeken át kell rágnod magad, ha e-mailt használsz, de egyáltalán nem elképzelhetetlen. A közösségi intranetek egyik komoly előnye, hogy az ott folytatott üzenetváltások folyamatosan láthatók maradnak, ráadásul, ha a beszélgetőpartnered nem is tudja megválaszolni a kérdésedet, egyszerűen megjelölhet vagy meghívhat valakit, aki rendelkezik a szükséges információval, így sokkal gyorsabban megoldva a problémát. Ráadásul, ha később valakinél felmerül ugyanez a kérdés, elég lesz csak belinkelni neki a korábbi beszélgetésedet, hogy megtalálja a választ.

A közösségi intranetek leegyszerűsítik az adatgyűjtést, adatmegosztást és az együttműködést

adatmegosztasCsapatvezető vagy és neked kell összegyűjtened a csapatod személyes információit, amikor a HR osztálynak újra kell frissítenie a dolgozóinak az adatbázisát? Ezt különböző módokon teheted meg. Az egyik lehetséges megoldás, hogy e-mailben körlevelet küldesz a dolgozóidnak és megkéred őket személyes adataik megadására, majd amikor mindenki választ adott, összeírhatod az adatokat egy törzsdokumentumba. A másik lehetőség elküldeni nekik egy linket, amely a vállalat megosztott hálózati meghajtóján egy Excel fájlra mutat. Kérd meg őket, hogy töltsék le és majd töltsék ki. Ha ez megvan, akkor utasítsd őket, hogy e-mailben mellékletként küldjék el a kitöltött munkalapot. Ezután nekiláthatsz a törzsdokumentáció kidolgozásához.

Harmadik eshetőség, ha mindenkinek van Google Docs fiókja és a vállalat VPN-je (virtual private network – virtuális magánhálózat) nem blokkolja a harmadik fél fiókjához való hozzáférést, létrehozhatsz egy munkalapot, amelyet így megoszthatsz a csapattal. Amíg mindenki képes módosítani a fájlt, a Google Docs fájl törzsdokumentációként is funkcionál. A harmadik opció kétségtelenül a legjobb lehetőség a hatékonyság tekintetében. Viszont mi a teendő, ha nincs mindenkinek Google Docs fiókja? Létrehozni egyet nem jár túl nagy fáradtsággal, de a vállalat engedélyezi ezt? Avagy mi a helyzet, ha a VPN vagy proxy szerver úgy van beállítva, hogy vizsgálja át az összes nem munkával kapcsolatos internetes címet?

Mindezeket a nehézségeket remekül kiküszöböli egy közösségi vállalati rendszer. A legtöbb közösségi intranet rendelkezik dokumentumkezelési funkcióval, amely engedélyezi a felhasználóknak a megosztást, letöltést, a dokumentumokon való együttműködést, stb. A dokumentumkönyvtárak nyilvánosságra hozhatóak egyéni felhasználók vagy egész csoportok számára is. A közösségi intranetek hírfolyamai lehetővé teszik a résztvevők számára, hogy hozzászólásokat tegyenek közzé, új dokumentumverziókat csatoljanak, megnézzék a változásokat és visszajelzést kapjanak – mindezt valós időben.

A közösségi intranetek biztosítják a fontos közlemények és hírek továbbítását, kézbesítését

bejelentesMost nézzük a következő eshetőséget: Kiskereskedő vagy és új árucikket kínálsz eladásra. Több üzletágban vagy jelen és küldesz egy e-mailt az üzletág felügyelőinek, amiben ajánlod nekik az új árut, valamint csatolsz egy árlistát is. A következő napon észreveszed, hogy elírások történtek a listában, ezért úgy döntesz, hogy küldesz egy másik e-mailt, amely tartalmazza a javításokat. Valamilyen okból kifolyólag az érintettek egyike nem kapta meg a második leveledet, ezért nem tudja, hogy több új árucikknek az ára 50%-kal magasabb, mint ahogy az az első levélben fel volt tüntetve. Másnap ez a címzett nagy mennyiséget rendel az új áruból az alacsony áron felbuzdulva, te pedig kellemetlen magyarázkodásba kezdhetsz, amikor az ügyfél meglátja a számlát.

Köztudott tény, hogy nem minden e-mail jut el a kívánt címzett postaládájába, ezért katasztrofális eredményekkel járhat, ha kimondottan csak a mailekre támaszkodsz a kommunikációban. A jó közösségi intraneteknek van egy „közlemény” (announcement) funkciója, melynek segítségével a fontos bejelentéseket, híreket, észrevételeket kiemelted a hírfolyamban és mindaddig kiemelve is maradnak, amíg a címzettek el nem olvasták azokat.

Ez csak három egyszerű példa volt a közösségi intranetek hasznosságára, bizonyára rengeteg előnyt fel lehetne még hozni, ami ebből a cikkből kimaradt. A lényeg azonban világos: a vállalatodon belüli könnyebb együttműködés és hatékonyabb kommunikáció érdekében a közösségi intranetek kétségkívül megérnek egy próbát.

A Bitrix24 kiváló megoldást nyújt, ha megbízható, egyszerűen kezelhető és teljes körű funkcionalitással rendelkező közösségi intranetet keresel. Nálunk magyar nyelven is megvásárolhatod!

X

A weboldal cookiekat használ a felhasználói élmény növeléséhez. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás